El Archivo Central de la UNED, se origina como respuesta a una inquietud formulada en 1984 por el entonces Vicerrector de Planificación Lic. Vinicio Álvarez, quien señaló la necesidad de prestar atención a la problemática de la administración de documentos en las oficinas de la institución. Bajo éste contexto,  se buscó la asesoría del Lic. Ibo Cordero Abarca, quien presentó una propuesta de proyecto para la creación de una Oficina de Administración de Documentos.

Esta propuesta, fue estudiada y elevada en el año 1985 al Consejo de Rectoría -CONRE- quienes acuerdan aprobar parcialmente la propuesta (acuerdo N° 319-85 Art.VIII del 11 de dic de 1985), y encargan a la Licda. Rita Ledezma Hernández. Jefe del Centro de Información y Documentación Institucional -CIDI- la supervisión de éste proyecto.  Es así, que se crea el  Archivo Institucional mejor conocido como Archivo Central adscrito al mencionado Centro.

El Archivo Central inicia funciones a principios del año 1986 ,y entre las tareas que se anotan para éste proyecto figuraron: 

• • Adiestrar al personal de los archivos de gestión de la universidad
  • Recopilar el patrimonio documental con fines históricos, científicos y administrativos
  • Clasificar y depurar la documentación administrativa existente en la institución desde su creación en 1977.
  • Ofrecer el servicio de consulta
  • Asesorar al personal de los archivos de diferentes oficinas cuando así lo requieran.
  • Elaborar y mantener al día el Manual  de Clasificación de Documentos, entre otros.

Como parte de un plan de reestructuración institucional de la UNED, ratificado por acuerdo del Consejo Universitario, el 19 de marzo de 1997 se fusiona entre otras dependencias al Centro de Información y Documentación Institucional -CIDI-, que contenía para ese entonces al Archivo Central, con la Oficina de Servicios Bibliotecarios , conformándose así el : Centro de Información, Documentación y Recursos Bibliograficos, conocida por sus siglas como CIDREB, el cual apareció en la estructura orgánica propuesta, ahora como parte de la Vicerrectoría Académica, dado que la coyuntura anterior formó parte de la Vicerrectoría de Planificación.

Algunos años después, concretamente para el año 2004 se consideró la necesidad de analizar una propuesta de resestructuración, ahora concretamente para el Archivo Central. Misma que tuvo como objetivo propiciar algunas condiciones que favorecieran un desarrollo más dinámico y funcional del Archivo, así como la mejora en el acceso de recursos y difusión que encaminara un fortalecimiento dentro del modelo de servicio que proponía desarrollar la UNED. Bajo esa perspectiva, fue que se encargó un estudio técnico  al Centro de Planificación y Progración Institucional que derivó en una propuesta para la reubicación formal del Archivo Central dentro de la estructura orgánica institucional, la cual fue aprobada por el Consejo de Rectoría el 17 de mayo del 2005; donde se indicó además, la  reubicación  jerárquica del Archivo Central, ahora como dependencia adscrita directamente a la Vicerrectoría Ejecutiva.

Durante este periódo, el Archivo Central funcionó y propició algunos cambios y mejoras positivos generados desde la nueva línea de autoridad que los supervisaba, sin embargo, para el año 2018, la Auditoría Interna realiza un Informe que promueve la necesidad de cambios para desarrollar varias tareas sustantivas del Archivo Central, que motivaban algunas acciones y la necesidad de recursos para generar algunas condiciones ideales para el mejor desarrollo de las actividades que debe cubrir esta área. Con esta consigna, el Consejo Universitario aprobó en sesión 2747-2019 del 04 de julio del 2019, las Políticas para la Normalización y Desarrollo de la Gestión Documental y Documentos Digitales en los archivos del Sistema Institucional de Archivos de la UNED, -SIARUNED-, y en sesión extraordinaria 2884-2021, art. II, inciso2) del 10 de noviembre 2021 el Reglamento del SIARUNED, ambas iniciativas, encargadas al equipo de trabajo conformado por Sr. Francisco Duran Montoya, Director de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones; Sra. Evelyn Mora Murillo, Coordinadora del Archivo Central , Sr. Carlos Salas Burgos, y Sr. Luis Méndez Astorga, archivistas de esta unidad.

Aunado a estos cambios, el Consejo de Rectoría en sesión 2198-2021, art I, inso 10-a) celebrada del 22 de noviembre del 2021, acuerdad un cambio de estructura nuevamente para el Archivo Central, ahora adscrito a la Rectoría.

A nivel de infraestrutura física, el Archivo Central se ubicó en sus inicios en el sexto nivel del Edificio A, de la Sede Central de la UNED, contando con áreas administrativas básicas para su servicio. No fue sino como parte de los avances generados durante la coyuntura en la que el Archivo Central perteneció a la Vicerrectoría Ejecutiva, que se observó la necesidad de habilitar un local más apropiado y acorde con algunas condiciones requeridas a nivel de Salud Ocupacional y que son indicadas para los archivos.  Con esto, se reubicó el Archivo Central en el año 2007 un espacio más idóneo, ahora en una primera planta, a un costado del Edificio A, local anexo a la Unidad de Seguridad. El Archivo Central cuenta con un área administrativa y un depósito documental para una parte de la documentación que conforma el fondo documental de la UNED, sumándose además un depósito externo en conjunto con algunas unidades logísticas, el cual  se ubica en el cantón de Tibás, además de contar con servicio de almacenamiento y custodia de documentos por empresa externa, con el fin de sustentar las necesidades en la administración de documentos, que constituyen fuentes de valor para suplir diversas gestiones administrativas o reflejan aspectos de la memoria institucional.

Complementan la actividad archivística a través de la administración y el resguardo de la información institucional, los archivos especializados de: el Servicio Médico UNED, la Dirección de Producción de Material Didáctico -Mediateca-, el Archivo Financiero, el Archivo de Editorial UNED, el Archivo de expedientes de la Oficina de Bienestar Estudiantil, Oficina de Contratación y Suministros, Archivo de Expedientes de Oficina de Registro, Archivo de Expedientes de Unidad de Becas y Capacitación y Archivo de Expedientes de funcionarios de Oficina de Recursos Humanos.  Sumándose  además a esta actividad,  los archivos de oficinas o de gestión que incluyen  también a los órganos colegiados dispuestos por la universidad para el seguimiento de actos administrativos para diferentes áreas del quehacer institucional.

Redacción y revisión: Luis Méndez Astorga.