A los estudiantes de la Universidad Estatal a Distancia (UNED) que, en lo sucesivo, viajen al exterior en misión oficial de la institución o participen en actividades académicas, los cobijará el nuevo Reglamento de Ayuda Económica para Viajes al Exterior de los Estudiantes de la Universidad Estatal a Distancia.

La ayuda económica a la cual hace referencia la norma consiste en la suma de dinero destinada a la atención total o parcial de gastos de hospedaje, alimentación, gastos de transporte terrestre, marítimo o aéreo y otros gastos complementarios, que la institución les reconoce.

Para aplicar el reglamento, se requiere de la autorización previa de la Rectoría, excepto cuando se trate de la persona representante estudiantil ante el Consejo Universitario que viaje en virtud de su cargo como miembro de este órgano, caso en el cual será otorgado por dicha instancia política.

El Consejo Universitario o el rector, según corresponda, podrán reconocer a posteriori el pago de ayuda económica para gastos de transporte y otros necesarios incurridos durante la gira, no previstos en el acuerdo de viaje.

No obstante, la Universidad no girará suma alguna por concepto de ayuda económica para gastos de viaje y de transporte en el exterior en actividades académicas o de otra índole si estos son financiados en su totalidad por un organismo auspiciador externo a la Universidad.

Sin embargo, si el estudiante justifica mediante declaración jurada que los gastos de viajes y transportes dados por el organismo auspiciador fueron insuficientes o los servicios de alimentación y hospedaje fueron deficientes, y tuvo que incurrir en gastos adicionales, la administración podrá reconocerle los gastos realizados, contra la presentación de los comprobantes de pago respectivos, hasta por el monto máximo de las tarifas establecidas en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República.

El reglamento en cuestión es restrictivo en cuanto al número de veces que un estudiante puede viajar. Los estudiantes activos de la UNED podrán hacerlo un máximo de dos veces durante su carrera académica. Los representantes de la Federación de Estudiantes de la UNED (FEUNED) podrán hacerlo un máximo de dos veces al año, salvo la persona que la presida o los miembros de la Junta Directiva nombrados o electos ante organizaciones estudiantiles internacionales.

En el caso de las secretarías de la FEUNED, y debidamente justificada, el rector podrá autorizar un viaje adicional.Finalmente, los estudiantes que representan a la UNED en actividades organizadas por la Dirección de Asuntos Estudiantiles (DAES) podrán participar con ayuda económica, cuando corresponda, el número de veces en un mismo año que defina dicha instancia por la DAES.

Sucesivo al derecho viene la obligación. De acuerdo con el reglamento, “Es obligación del estudiante presentar la liquidación de la ayuda económica recibida, en un plazo máximo de siete días hábiles, a partir del día hábil siguiente en que ingrese al país”.

También se estipuló que en caso de no presentar la liquidación, la administración procederá con el cobro correspondiente y no se le otorgará ayuda económica para viajes al exterior, además de que adquirirá la condición de estudiante moroso hasta que realice el pago.

Otra obligación que asume la persona beneficiaria es la de presentar, en un plazo máximo de un mes, un informe del viaje; y en el caso de actividades académicas, además de lo anterior, deberá entregar una copia del informe al Centro de Documentación y Recursos Bibliográficos (CIDREB) y a la Dirección de Internacionalización y Cooperación (DIC).

Este reglamento, que fue aprobado por el Consejo Universitario durante la sesión  2621-2017, celebrada el 28 de setiembre del presente año, rige a partir de su aprobación y deroga cualquier otra normativa institucional relacionada con viajes al exterior de los estudiantes de la UNED.

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