En Junio del 2009 el Consejo Universitario aprobó el Reglamento General Estudiantil. Unas semanas después se aprobó el cronograma que proponía la organización, implementación, seguimiento y evaluación de esta normativa, y que según lo dispuesto, en un plazo de dos años máximo se debía contar con un Sistema de Información Institucional (SII) que permitiera realizar trámites como los de admisión, empadronamiento, matrícula, expedientes, así como brindar facilidades para los pagos que deban realizar los estudiantes, solicitudes de becas, servicio de biblioteca, y consulta de horarios, cronogramas y fechas importantes.

A pesar de ese cronograma, y a los esfuerzos que se han realizado desde diversas áreas de la Institución, aún se encuentran pendientes varias partes del proceso para que la UNED cuente,

plenamente, con este Sistema.

El Consejo Universitario recibió a Edgar Castro, Vicerrector de Planificación, Susana Saborío, Jefa de la Oficina de Registro y Francisco Durán, Director de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación, quienes expusieron las acciones realizadas y el estado actual de la implementación del SII.

Los proyectos que actualmente se están desarrollando para la atención de lo dispuesto en el Reglamento General Estudiantil y su estado de avance, según se informó al CU, son los siguientes: Modificación a la evaluación de los aprendizajes (en producción); Sistema de planes de estudio (etapa de prueba e implementación); Sistema de Admisión (en desarrollo); Sistema de empadronamiento (en desarrollo); Sistema de reconocimiento de estudios (en desarrollo); Sistema de sanciones y asuntos disciplinarios (pendiente de desarrollo); Control de plan de estudio en sistema de matrícula (pendiente de desarrollo) e Inclusión de indicadores y controles varios (pendiente de desarrollo).

Los miembros del Consejo Universitario manifestaron su preocupación por los plazos que se han tomado para la elaboración e implementación de este Sistema. Joaquín Jiménez, mencionó  “externo mi preocupación, porque este Informe, para los efectos de lo que el Consejo Universitario ha pretendido y para lo que la Universidad requiere para los procesos de autoevaluación y acreditación, aún no resuelve nada”.

Por su parte, Ilse Gutiérrez comentó y, según los datos suministrados, el avance de todo el Sistema se encuentra en poco más del 30%. “Debemos tener un papel más fuerte, porque hoy contamos con un Reglamento vigente que pretende facilitarle al estudiante las consultas y los procesos, pero todavía funcionamos con un sistema obsoleto”.

En enero del 2011, el Consejo Universitario tomó un acuerdo en el que se conformaba  un equipo de trabajo “de alto nivel gerencial” integrado por el  Vicerrector de Planificación, quién coordina, Vicerrectora de Investigación,  Vicerrector Académico y Vicerrector Ejecutivo. A su vez, ese Equipo Gerencial dispondría de un director de proyecto, que estaría  adscrito a la Vicerrectora de Planificación, no obstante hasta la fecha, ese puesto aún está sin asignar.

Sin embargo, Edgar Castro manifestó que es una situación compleja, porque el equipo que ha venido trabajando lo ha hecho fuertemente, pero afirma que aún faltan recursos y que se espera que con el dinero proveniente del préstamo del Banco Mundial, se pueda dar un salto cuantitativo para la ejecución de este proyecto. “La estrategia está y el equipo de trabajo se ha puesto la camisa y nos hemos reunido prácticamente todas las semanas, tenemos un diagnóstico de lo que requiere la Universidad en sistemas de información, pero sin duda los recursos son claves en el avance de este proyecto”, comentó Castro.

Sesión 2155-2012, celebrada el 26 de abril, 2012.