Los archivos de un país requieren de la unidad sistemática de las funciones de planificación, coordinación, control y supervisión, así como lo concerniente a sus tareas y actividades. Este proceso integrador responde a la obligación de estructurarlos en forma planificada y jerarquizada, bajo reglas y normas con autoridad plena para impartir directrices que fortalezcan los diversos sistemas de información que respaldan
La centralización político-administrativa, la preocupación por la formación de una identidad nacional y regional, además de la escasa o relativa importancia otorgada a los archivos como instrumento de apoyo de las decisiones administrativas, hacen que el acervo de las instituciones depositarias y encargadas de la administración y preservación de los documentos archivísticos adquieran un carácter generalmente mixto. No solo adquiere ese carácter en la conformación de su acervo (colecciones temáticas, aparte de los fondos documentales), sino también en la procedencia de este; muchas experiencias archivísticas derivan en clasificaciones orgánico-funcionales.
Con el advenimiento de las tecnologías modernas de control y de recuperación de la información, la visión del archivo como institución de custodia de documentos fue sustituida por gestores documentales de sistemas de información específicos, integrados a otros sistemas. El objetivo de dicho cambio es garantizar el acceso del usuario a todas las informaciones necesarias y pertinentes dentro de los derechos que los asisten. Entonces, se interpreta que el eje de custodia dio un giro y, hoy día, se enfoca en el acceso como un derecho, el cual pocas veces se analiza desde perspectiva de los recursos y de la normalización específica que regulan algunos procesos y documentos con información sensible.
A partir de este último enfoque, el intercambio de informaciones entre organismos y la recuperación de documentos de interés del usuario, con base en referencias suministradas por la institución que integra el sistema y que comparte con los demás el control de la información existente, se valorizan más.
La construcción, la consolidación y el apoyo del Sistema Nacional de Archivos superan la visión sectorizada de los fondos documentales y transforman cada institución de custodia en correspondencia con la garantía del acceso al patrimonio documental y de su preservación. La finalidad es preservar/conservar el documento como fuente de información que debe estar disponible a los interesados. La custodia queda vinculada directamente a las condiciones del tratamiento técnico del acervo documental. Un documento producido, recopilado, guardado y no organizado es una información a la que no se tiene acceso; por lo tanto, resulta inexistente.
Resta mucho por hacer en la consolidación de una política de archivos, si se toma en cuenta la formación del patrimonio documental. Esta última se compone de documentos públicos y de los producidos y acumulados por personas físicas o jurídicas de derecho privado; así como de la autonomía de los poderes, de los Estados, las dimensiones de cada país y de las diferentes regiones geopolíticas, que presentan estratos de desarrollo socioeconómico y cultural diferentes.
En América Latina, a pesar del esfuerzo normativo emprendido y de la mayor conciencia profesional, aún no se han planteado debidamente muchos de los problemas relacionados con la organización, la preservación y el pleno acceso a los documentos de valor permanente bajo la tutela de instituciones públicas y privadas de un país. Es preciso superar etapas actuando junto a la administración pública, en el sentido de implementar programas de gestión de los archivos corrientes, inclusive se debe adecuar al tratamiento y a la gestión de los documentos electrónicos; así se orienta, según sea necesario, el uso de la más apropiada tecnología de la información.
El acceso a la información pública es un derecho de la ciudadanía que se garantiza en algunos países latinoamericanos. Sin embargo, la existencia de fondos documentales no organizados o sin un adecuado tratamiento técnico dentro de los archivos públicos, tanto como la presencia de archivos corrientes sin códigos de clasificación ni tablas de plazos, son constantes en la realidad de la administración pública y representan un factor que dificulta el pleno ejercicio y la aplicación del derecho del ciudadano al acceso a la información.
El reconocimiento del derecho del acceso a la información lleva, como consecuencia natural, a la consagración del principio de la transparencia administrativa.
A lo largo de los últimos veinte años, en diversos diagnósticos producidos por los archivos públicos, se ha venido denunciando el progresivo deterioro de la situación archivística desde los acervos acumulados a los documentos en etapa de producción, pasando por la decadencia orgánica, tecnológica y humana relacionada con este panorama.
La necesidad de salvaguardar y de difundir el patrimonio documental de una nación como parte básica de su riqueza cultural; la necesidad de hacer reales los principios constitucionales y legales de derecho a la información, y demás derechos de los ciudadanos: la necesidad de cumplir con los deberes que estos tienen con la sociedad y con las instituciones que la representan; y la obligación que tienen de cumplir con su misión y sus funciones son, entre otras, razones de peso para construir y abrir espacios de mejora en cuanto a la normativa sobre legislación archivística y su práctica dentro de nuestras instituciones.
Dra. Liliana Patiño
