Sistema de Planificación Institucional (SIPLAN)

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SIPLAN favorecerá la construcción participativa y el trabajo colaborativo, en la planificación del la programación, de los procesos y el desarrollo institucionales. Más información...

Para el 2021 la Universidad Estatal a Distancia (UNED) pondrá en marcha el Sistema de Planificación Institucional (SIPLAN). La nueva herramienta informática contribuirá en agilizar y hacer más eficientes los procesos, además de contar con información oportuna, confiable y veraz de la planificación estratégica, táctica y operativa de cada una de las dependencias de la Universidad. Además, apoyará la aplicación de la autoevaluación del sistema de control interno y de evaluación de los servicios universitarios. 

El sistema, financiado con recursos del Acuerdo de Mejoramiento Institucional (AMI), permitirá la creación de los planes estratégicos desde cero, el registro de los Planes Operativos Anuales, el ingreso de la autoevaluación del sistema de control interno de cada dependencia junto sus planes de acción; así como el ingreso de las evaluaciones de la gestión y el servicio que se realiza mediante las encuestas por parte de los usuarios e instancias responsables de la planificación de sus dependencias.

Para el desarrollo del sistema se contrató a la empresa Consulting Group Corporation y el costo de la solución fue de alrededor de 80 mil dólares. La Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones (DTIC), participó activamente explicando al contratista los procesos institucionales, definiendo las necesidades de la UNED en cuanto a los requerimientos técnicos, la realización de pruebas, sugerir mejoras y dar la aprobación del producto final. Las dependencias de la Vicerrectoría de Planificación que participan como usuarios administradores del SIPLAN son: el Centro de Planificación y Programación Institucional (CPPI), el Programa de Control Interno (PROCI) y la Unidad de Evaluación del CIEI; sin embargo, el sistema será utilizado por todas las y los funcionarios especialmente las jefaturas y direcciones de las dependencias de la universidad.

Ventajas del SIPLAN

La implementación del SIPLAN en el sitio web institucional, en el nivel de la planificación estratégica y táctica, favorecerá la construcción participativa y el trabajo colaborativo de la comunidad universitaria y de los actores externos, porque permite incorporar aportes o revisiones desde cualquier lugar de manera sincrónica y asincrónica.

Además, la forma de interacturar del usuario con la interfaz del sistema se diseñó para que sea de fácil uso; por lo que bien utilizado permitirá generar mayor conocimiento y dominio en el personal de la universidad sobre temáticas relacionadas con la planificación en sus diversos niveles.

El sistema se vislumbra como un recurso valioso para que los superiores inmediatos tengan a su disposición los planes operativos de las dependencias adscritas, con el propósito de que puedan plantear, de manera oportuna, recomendaciones para la mejora. La contribución en la reducción del consumo de papel y el tiempo que se destina a diversas tareas asociadas a diversos procesos de planificación como la elaboración, revisión, aprobación, seguimiento y evaluación del Plan Operativo Anual, son otras de las grandes ventajas que ofrecerá esta herramienta para la UNED.

La autoevaluación del sistema de control interno institucional (SCII) y la evaluación de los servicios universitarios, también se beneficiarán con la automatización, registro y documentación; lo que permitirá un registro de la información más ordenada, resguardada y con un fácil acceso; según los roles correspondientes. De esta manera cada dependencia (jefatura y equipo de trabajo) podrá realizar su propia autoevaluación del sistema de control interno y valorar los servicios de manera individual y consensuada, logrando así mayor transparencia, responsabilidad por el cumplimiento y la evaluación.

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Impacto institucional

Aplicar la autoevaluación del SCII desde el SIPLAN permitirá a las autoridades conocer de manera automatizada el estado del SCII, además, identificar oportunidades de mejora porque cada jefatura en coordinación con su equipo de trabajo podrá hacer su aplicación generando así un plan de acción, que permita el fortalecimiento y cumplimiento de las normas de control interno. Por otra parte, la automatización del proceso de evaluación de los servicios universitarios permitirá a las autoridades y las personas gestoras de los servicios, acceder a la información sobre la percepción de los usuarios (funcionarios y estudiantes) en el momento que lo consideren necesario, pues su principal objetivo es generar insumos para la toma de decisiones, la mejora continua de los servicios y como estrategia para dar respuesta a requerimientos de instituciones externas como por ejemplo la Contraloría General de la República.

  La utilización del SIPLAN a nivel institucional hará que la autoevaluación del sistema de control interno Institucional tenga un mayor control para el cumplimiento de lo que solicita la Ley No. 8292: Ley General de Control Interno.  Con relación al área de evaluación de servicios, permitirá contar con información oportuna para monitorear la percepción de los usuarios de los servicios y facilitará el acceso a la información para construir planes de acción para la mejora continua.