Universidades públicas llevaron a cabo “VI Convivio Nacional de Archivistas”

Actividad se llevó a cabo en la sede central de la Universidad Técnica Nacional (UTN)

Convivio fue organizado por la UNED y financiado por CONARE

 

Convivio se enfocó en la "Administración y desarrollo de los archivos: proyectos y actividades de mejora".Más de 200 funcionarios de las universidades públicas y representantes de otras entidades se reunieron en las instalaciones de la sede central de la Universidad Técnica Nacional (UTN), para llevar a cabo el "VI Convivio Nacional de Archisvistas", que tuvo como objetivo fomentar la integración del gremio archivístico, promover el apoyo y el intercambio de experiencias.

 

Dicha actividad, la cual es patrocinada cada año por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE) tuvo como coordinadora general a la Oficina de Archivo Central de la Universidad Estatal a Distancia (UNED), que desde el año pasado han venido trabajando en la logística y planeamiento del VI Convivio.

José Andrés Masis, Luis Guillermo Carpio Malavasi, Marcelo Prieto y Carlos Salas (de izquierda a derecha).

Durante la actividad se llevaron a cabo dos charlas y una mesa redonda: "Sistemas de gestión de calidad"; "Consideraciones de seguridad digital para proyectos de archivo" y "Riesgos asociados a las funciones archivísticas: salud y cultura del bienestar", respectivamente.

 

Antes de iniciar con el acto, los participantes recibieron la bienvenida por parte del presidente del Consejo Nacional de Rectores (CONARE) y rector de la UNED, Luis Guillermo Carpio Malavasi y el rector de la UTN, Marcelo Prieto Jiménez. Asimismo, José Andrés Masis Bermudez, director de la Oficina de Planificación de la Educación Superior (OPES) de CONARE y Carlos Salas Burgos, coordinador de la Comisión de Archivos Universitarios mostraron su complacencia por lograr una convocatoria numerosa.

"Cuando nos llegó al CONARE la propuesta de patrocinar esta actividad, siempre fue muy grato encontrar una respuesta positiva tanto de don Jose Andrés Masis como en los rectores y la rectora, de saber que a nivel universitario un grupo de funcionarios venía marcando una pauta muy interesante, especialmente en los planteamientos de una actividad tan importante como es la del archivista, quienes son los responsables de resguardar la historia del patrimonio cultural y del patrimonio escrito que tiene la humanidad", manifestó Carpio Malavasi.

 

"Además, como presidente del CONARE y en representación de los rectores y la rectora de las demás universidades públicas, les insto a continuar con esa labor, que sin duda es un tema que debe ser de discusión permanente y con miras hacia lo que va a pasar en el futuro con esta actividad, donde la documentación digital ya inició una nueva etapa y que estoy seguro sabremos abordarla para continuar brindándole a la humanidad esa garantía del resguardo de los archivos", finalizó el presidente del CONARE.

Por su parte, Marcelo Prieto Jiménez, rector de la UTN, dijo que para esa casa de estudios superiores, recibir a los funcionarios y representantes de otras entidades en sus instalaciones fue todo un honor. "Aunque la UTN todavía no pertenece al CONARE, para nosotros es muy importante aportar con este tipo de actividades porque eso quiere decir que contamos con el respaldo de las otras universidades hermanas para continuar en la construcción educativa del país, y eso es todo un honor para nosotros, que nos tomen en cuenta".

 

Las charlas se llevaron a cabo en el transcurso de la mañana, la primera "Sistemas de gestión de calidad", fue dictada por Jéssica Castro González y Adriana Morales Martínez, ambas de la empresa Sistemas Integrales de Gestión S.A. y la segunda charla "Consideraciones de seguridad digital para proyectos de archivo", estuvo a cargo de Jean Pier Moulinier Gil, director de Proyectos Itech Soluciones y de Francisco Durán Montoya, director de Tecnología de Información y Comunicaciones de la UNED.

 

De igual manera, la mesa redonda "Riesgos asociados a las funciones archivísticas: salud y cultura del bienestar" fue impartida por Karla Rojas Sáurez, encargada del Servicio Médico de la UNED y Yara Calderón Díaz, terapeuta física y de rehabilitación de la Universidad Americana.

 

En la primera charla, Castro González y Morales Martínez se enfocaron en los alcances y beneficios de la normalización y las certificaciones internacionales, a fin de lograr un Sistema de Gestión de Calidad pues afirmaron que esta tarea se centra en la acción en la aplicación de especificaciones técnicas o criterios consistentes (reglas, guías o definición de características), para asegurar que materiales, productos, procesos y servicios cumplen con propósitos específicos.

 

En cuanto a la importancia de la normalización, ellas dijeron que sus ventajas son: establecimiento de estándares; actualización de revisión de procesos; optimización del tiempo en las actividades; aumento de confianza en los productos y servicios en el mercado; reconocimiento a escala internacional; fomento y desarrollo de la autodisciplina; proceso para la mejora continua, y herramientas para el control de los procesos.

 

Respecto al tema que abordaron Moulier Gil y Durán Montoya, "Consideraciones de seguridad digital para proyectos de archivo", definieron que la seguridad digital es un conjunto de soluciones que tienen por objetivo proteger la identidad digital y de información, la cual está basada en una combinación de dispositivos, programas informáticos y procedimientos.

 

Algunas consideraciones de seguridad digital que hay que tener en cuenta en el sistema de información son: normativa, identificación y trazabilidad, diversos tipos documentales, almacenamiento cifrado, permanencia en el tiempo, firma digital avanzada y multiplataforma. En cuanto a los equipos y comunicaciones, se debe tomar medidas en lo siguiente: ubicación adecuada, comunicación segura, almacenamiento, monitoreo constante, y políticas de respaldo.

 

Finalmente, las doctoras Rojas Sáurez y Calderón Díaz hablaron acerca de los Aspectos ergonómicos en la oficina: fatiga visual y ambiente laboral; Gimnasia laboral y de Lesiones musculo esqueléticas.

Ambas especialistas brindaron algunas recomendaciones al respecto.

 

Objetivos de la ergonomía: preservar la buena salud del trabajador; reducir lesiones y enfermedades ocupacionales; disminuir costos por incapacidad y lesiones de los trabajadores; disminuir el ausentismo; aumentar la producción; mejorar la calidad del trabajo y aplicar las normas existentes.

 

Fatiga visual: sentarse adecuadamente y a la distancia y altura adecuadas (medio metro de la pantalla y a la altura de los ojos); mantener los ojos lubricados (parpadeo) para evitar la sequedad y realizar descansos periódicos de la actividad visual, entre otros ejercicios.

 

¿Cómo disminuir la carga y el estrés laboral?: organización del trabajo; ejercicios; distribución de tareas y pausas laborales.

 

Beneficios de la gimnasia laboral: disminuye la monotonía del trabajo; previene lesiones osteomusculalres; corrige vicios postulares; disminuye el ausentismo y la accidentabilidad y crea hábitos de actividad física y realización de ejercicios.

 

Antes de finalizar el convivio, Carlos Salas Burgos, coordinador de la Comisión de Archivos Universitarios expresó: "ha sido un esfuerzo que se ha venido planificando desde hace varios meses, la parte logística nos ha costado un poco pero finalmente logramos el objetivo. Esta sexta edición tiene el mismo objetivo central de los primeros convivios, y es continuar con la integración del gremio archivístico, con el fin de apoyarnos y compartir experiencia, de manera que todos unamos esfuerzos para seguir mejorando las labores archivísticas".

 

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