UCIE digitalizó sus documentos

Algunas de las ventajas de la digitalización es la mejora en los tiempos de respuesta a consultas. La Unidad de Control de Instrumentos de Evaluación (UCIE), del Centro de Operaciones Académicas (COA) de la UNED, concluyó el proceso de digitalización de los documentos físicos que resguarda.

     

Aunado a la digitalización de los documentos, se procedió a eliminar la versión física, al amparo de la Ley del Sistema Nacional de Archivo 7202, esto para liberar el área de trabajo de cientos de documentos de evaluación.

  

Algunas de las ventajas de la digitalización, según  Arturo Cascante, coordinador UCIE, es la mejora en los tiempos de respuesta, la rapidez con que se realizan consultas y evitar almacenar papeles.

  

"Ya hemos probado, por ejemplo cuando un Centro Universitario nos hace una consulta de algún documento que nos hayan enviado, simplemente, nos vamos al sistema realizamos la consulta en segundos y podemos dar nuestro servicio de manera rápida y eficaz. Otra ventaja es que podemos enviarle una copia digital a la instancia interesada del registro.", dijo Cascante.

  

Agregó: "la información digital está organizada por cuatrimestres, por tipo de instrumento, ya sea tarea o examen, indica si fue entregada a tutores o Escuelas; es decir, todo está perfectamente organizado".

  

Otra iniciativa que implementaron fue el Manual de Procedimientos. Herramienta fundamental para que los nuevos funcionarios de la dependencia conozcan la dinámica de trabajo.

  

Olman Prendas, asistente de servicios la UCIE, fue el encargado de llevar a cabo el proceso. El funcionario explicó: "demoré poco más de un mes, lo hice en momentos en que la carga laboral era menor. En total digitalicé unos 10 mil documentos".

  

Algunos de los documentos que Prendas digitalizó fueron: formularios de control, correspondencia, correos, información externa e información institucional. Cabe destacar que toda la información está resguardada en un disco duro de la dependencia, en un disco externo, en llaves malla y en el servidor institucional.

  

La UCIE tiene como propósito principal, servir de canal de distribución de los instrumentos de evaluación como proyectos, laboratorios, exámenes y tareas; entre otros, para los profesores calificadores y, posteriormente, controlar, mediante la entrega a la Oficina de Distribución y Ventas (OFIDIVE), el envío de dichos materiales a los distintos Centros Universitarios.

  

Dentro de las principales funciones que realiza esta sección destaca el control, revisión, cuantificación y registro de los instrumentos de evaluación para calificar que ingresen a la unidad, procedentes de los centros universitarios.

  

Otra tarea de la UCIE es controlar, mediante el Sistema de Apelaciones de Instrumentos de Evaluación (SAIE), el seguimiento de apelaciones enviadas por los estudiantes con la finalidad de resguardar y generar insumos a las instancias que así lo requiera con fines estadísticos o de cualquier otra naturaleza que se requiera del proceso.

 

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