UCIE digitaliza documentos y elimina archivos físicos

UCIE continuará con la eliminación de material impreso.La Unidad de Control de Instrumentos de Evaluación (UCIE), del Centro de Operaciones Académicas (COA) de la UNED, siguiendo la normativa que dicta la Ley del Sistema Nacional de Archivo, está llevando a cabo la eliminación de documentos físicos, con el propósito de evitar el hacinamiento en dicha dependencia.

    

Para ello, los funcionarios de dicha dependencia se encuentran realizando la digitalización de las mismas, a fin de tener un respaldo de la documentación que llega a esa oficina.

  

Según Arturo Cascante, encargado de la UCIE, la iniciativa surgió en 1999 cuando vieron que las áreas donde se guardaban los archivos empezaron a saturarse de cientos de documentos de evaluación, de esta manera, la dependencia tomo acciones pertinentes para solucionar el problema y desde entonces iniciaron con el respaldo digital en discos compactos y el disco duro de la computadora.

  

"Nosotros iniciamos este proceso desde hace un poco más de 12 años pero los archivos físicos no se podían eliminar pues no había una política que estableciera esos lineamientos. Pero gracias al apoyo del Archivo Central de la UNED es que nosotros comenzamos con la eliminación de archivos, el cual es respaldado en este momento por la Ley del Sistema Nacional de Archivo 7202", manifestó Cascante.

  

"Otra de las iniciativas que implementamos fue el Manual de Procedimientos, esta herramienta ha sido fundamental para que los funcionarios que ingresen a trabajar a esta dependencia sepan cómo es la dinámica de trabajo. Además, es importante mencionar que también estamos procurando utilizar papel para llevar a cabo los trámites propios de esta unidad", agregó.

  

Finalmente, Cascante aseveró que la UCIE tiene como principal labor coordinar y controlar el proceso de reproducción y embalaje de los instrumentos de evaluación; además, asimismo, estos tienen que pasar por el proceso de revisión, entrega y calificación.

  

Por ejemplo, uno de los procesos es el montaje de controles de instrumentos de evaluación, aquí, el Manual de Procedimientos indica lo siguiente: se extrae del Sistema de Cargas Académicas, la carga de calificación por tutor y se exporta a una Hoja del Programa Excel, esta misma información se recopila en dentro del programa, de manera que sea completado por los encargados de cátedra del siguiente cuatrimestre.

  

Es importante aclarar que durante los procesos de elaboración, aplicación y control de los instrumentos de evaluación, cada dependencia, unidad y funcionarios deben cumplir con las normas establecidas.

  

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